HRIS vs HRMS: Đâu là hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp?

Nhờ sự phát triển của công nghệ, quy trình quản lý và vận hành nhân sự đã được giảm tải đáng kể. Một trong những công cụ nổi bật là phần mềm HRIS và HRMS, giúp số hóa dữ liệu, tự động hóa tác vụ thủ công và nâng cao hiệu quả quản trị. Tuy nhiên, do có nhiều điểm tương đồng về chức năng, không ít doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa hai loại phần mềm trên.

Bài viết dưới đây sẽ định nghĩa HRIS và HRMS, so sánh sự khác biệt, và xác định đâu mới là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm HRIS và HRMS là gì?

HRIS (Human Resource Information System) là hệ thống quản lý thông tin nhân sự, cho phép doanh nghiệp tập trung toàn bộ dữ liệu cá nhân và các giấy tờ hành chính trên một nền tảng duy nhất. Từ đó, quy trình lưu trữ, tra cứu hoặc cập nhật hồ sơ, hợp đồng hay thông tin bảo hiểm trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

HRIS cũng hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép, tính lương và phúc lợi. Những tác vụ này khi được tự động hóa sẽ giảm thiểu sai sót, đồng thời giúp bộ phận nhân sự có thêm thời gian cho các hoạt động chiến lược như lên kế hoạch tuyển dụng hay dự báo nhu cầu nhân lực.

HRMS (Human Resource Management System) là hệ thống quản trị nhân sự toàn diện. Nếu HRIS chủ yếu phục vụ quản lý thông tin và thực hiện quy trình hành chính, thì HRMS mở rộng hơn với các tính năng như:

• Báo cáo và thống kê nhân sự.
• Quản lý hiệu suất công việc, KPI.
• Hỗ trợ đánh giá, đào tạo và phát triển nhân viên

Khám phá thêm về phần mềm HRMS tại đây.

Có thể thấy, HRIS và HRMS đều đóng vai trò quan trọng trong việc số hóa quy trình nhân sự, nhưng chúng khác nhau rõ rệt về phạm vi và mức độ ứng dụng.

HRIS vs HRMS: Những điểm khác biệt chính

Mặc dù đều hỗ trợ quản lý nhân sự, HRIS và HRMS có những khác biệt rõ ràng về phạm vi chức năng, mục tiêu sử dụng và mức độ phức tạp khi triển khai. Dưới đây là so sánh chi tiết giữa HRIS và HRMS theo từng tiêu chí cụ thể.

1. Phạm vi chức năng

• HRIS tập trung quản lý dữ liệu nhân sự và xử lí các tác vụ hành chính. Các tính năng thường gặp gồm lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, theo dõi chấm công, nghỉ phép và tính lương. Hệ thống giúp số hoá quy trình hằng ngày và giảm sai sót thủ công.
  • Ví dụ: Một công ty thương mại 100 nhân viên trước đây nhập dữ liệu thủ công trên Excel. Với HRIS, toàn bộ quy trình được rút gọn còn vài thao tác click, tiết kiệm hàng giờ mỗi tháng.
• HRMS bao gồm toàn bộ tính năng của HRIS và mở rộng hơn. Hệ thống này bổ sung tính năng cung cấp báo cáo số lượng nhân sự, quản lý KPI và đánh giá hiệu suất làm việc. Bộ phận nhân sự có thể theo dõi chất lượng nguồn lực và đưa ra quyết định đào tạo, phát triển.
  • Ví dụ: Một tập đoàn 1.000 nhân viên cần theo dõi biến động nhân sự theo phòng ban. Với HRMS, bộ phận nhân sự dễ dàng phát hiện vị trí thiếu người và lên kế hoạch tuyển dụng sớm.

2. Mục tiêu sử dụng

• Mục đích chính của HRIS là giảm tải công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong công việc nhập liệu. Vì vậy, công cụ này phù hợp với doanh nghiệp muốn tối ưu công việc hành chính nhân sự, nhưng chưa cần đến quản trị chuyên sâu.
  • Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất ở quy mô nhỏ, không cần theo dõi KPI, nhưng thường mất nhiều ngày để tổng hợp bảng công, tính lương cuối tháng. Với HRIS, công việc chỉ mất vài giờ để hoàn tất.
• Với HRMS, doanh nghiệp hướng đến các mục tiêu chiến lược và dài hạn. Hệ thống cung cấp các thông tin hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển nhân sự, hoặc đo lường hiệu quả sử dụng nhân sự. Đây là các thông tin quan trọng trong bối cảnh thiếu hụt nhân tài.
  • Ví dụ: Một công ty công nghệ 500 nhân viên gặp khó khăn trong việc giữ chân kỹ sư giỏi. Sau khi áp dụng HRMS, công ty có thể phân tích các vị trí thường xuyên trống và đề xuất chương trình đào tạo, giữ chân nhân sự.

3. Độ phức tạp, chí phí và nguồn lực

• HRIS có quy trình triển khai đơn giản hơn. Hệ thống yêu cầu ít nguồn lực kỹ thuật và chi phí. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, muốn số hoá nhân sự mà vẫn đảm bảo ngân sách.
  • Ví dụ: Một startup công nghệ với 40 nhân viên cần quản lý chấm công và bảng lương hiệu quả. Doanh nghiệp triển khai HRIS chỉ trong vài tuần và nhanh chóng đưa vào vận hành mà không phát sinh chi phí lớn.
• HRMS có mức độ phức tạp và chi phí vận hành cao hơn HRIS. Việc triển khai cần đầu tư hạ tầng: máy chủ, cơ sở dữ liệu, các thiết bị đầu cuối, và một quy trình chuẩn hoá dữ liệu nhân sự. Ngoài ra còn là nhân lực IT để vận hành và một lượng ngân sách nhất định. Đổi loại, doanh nghiệp có một hệ thống quản trị toàn diện, hỗ trợ mở rộng quy mô và xây dựng chiến lược dài hạn.
  • Ví dụ: Một ngân hàng 2.000 nhân viên cần đồng bộ dữ liệu và quản lí KPI từ nhiều chi nhánh. Doanh nghiệp triển khai HRMS và bố trí đội kỹ thuật riêng để quản lý hệ thống. Việc này giúp tiết kiệm hàng giờ nhập liệu thủ công mỗi tháng.

Doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn HRIS hay HRMS? 

Sau đây là một số tiêu chí mà doanh nghiệp của bạn có thể cân nhắc khi lựa chọn giữa HRIS và HRMS:

Giải pháp HRIS từ Manpower Việt Nam

HRIS và HRMS đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Dù lựa chọn phương án nào, điều quan trọng nhất là giải pháp đó phải phù hợp với quy mô, ngân sách và mục tiêu của doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, Manpower Việt Nam cung cấp giải pháp HRIS đạt chuẩn quốc tế, tuân thủ ISO 27001 và GDPR, với cơ chế mã hóa đầu cuối giúp bảo mật thông tin ở mức cao nhất. Hệ thống cho phép tùy chỉnh linh hoạt cho từng doanh nghiệp và xử lý nhanh chóng, hỗ trợ tính lương cho hàng nghìn nhân viên chỉ trong chưa đầy 2 phút.

Ngoài ra, Manpower Việt Nam còn cung cấp hệ sinh thái dịch vụ nhân sự toàn diện, bao gồm quản lý lao động thời vụ, tính lương, cho thuê lại lao động, khoán việc, và săn đầu người.

Tìm hiểu thêm về các dịch vụ dành cho doanh nghiệp của Manpower Việt Nam tại đây.