Quản Lý Quan Hệ Lao Động Khi Doanh Nghiệp Thay Đổi Cơ Cấu

Doanh nghiệp thường dành nhiều thời gian và nguồn lực cho tuyển dụng. Khi nhân viên mới chính thức gia nhập, cả tổ chức thường có cảm giác một cột mốc quan trọng đã hoàn thành: vị trí trống được lấp đầy và công việc có thể tiếp tục tiến về phía trước.

Sau thời điểm đó, mối quan hệ lao động lại thường ít được chú ý hơn. Khi mọi việc diễn ra bình thường, người lao động hiểu vai trò của mình, quản lý nắm rõ kỳ vọng và công việc hằng ngày vận hành theo những quy trình quen thuộc. Trạng thái này có thể kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm.

Tuy nhiên, những thời điểm thực sự định hình mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp thường đến muộn hơn, khi một thay đổi xuất hiện:

• Một quản lý mới tiếp nhận đội ngũ;
• Trách nhiệm công việc thay đổi;
• Một dự án kết thúc;
• Đội ngũ được tái cơ cấu;
• Ưu tiên kinh doanh thay đổi;
• Người lao động bắt đầu tìm hiểu cơ hội bên ngoài doanh nghiệp.

Những tình huống này có thể xảy ra ở bất kỳ thị trường nào. Tác động của chúng không chỉ đến từ nội dung quyết định, mà còn từ cách quyết định được truyền đạt, được thực hiện và được người lao động cảm nhận.

Thay đổi là lúc người lao động quan sát doanh nghiệp kỹ nhất

Khi mọi thứ ổn định, mối quan hệ lao động thường không bộc lộ nhiều vấn đề. Công việc đã quen, kỳ vọng tương đối rõ và các vướng mắc hằng ngày có thể được giải quyết nhanh. Nhưng khi một thay đổi xuất hiện, mức độ chú ý của người lao động cũng thay đổi theo.

• Quản lý mới tiếp nhận đội ngũ;
• Một dự án kết thúc;
• Vai trò công việc thay đổi;
• Một phòng ban được tái cơ cấu.

Lúc này, người lao động không chỉ muốn biết “Chuyện gì đang xảy ra?”. Điều họ thực sự quan tâm là “Thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến tôi như thế nào?”.

Câu trả lời không phải lúc nào cũng hiển nhiên. Cùng một quyết định nhưng mỗi người có thể hiểu và phản ứng theo một cách khác. Khoảng cách trong cách diễn giải này thường là điểm khởi đầu của những vấn đề về employee relations.

Nhiều vấn đề nhân sự có vẻ xuất hiện đột ngột vì lãnh đạo tập trung vào quyết định cần đưa ra, trong khi người lao động tập trung vào ý nghĩa của quyết định đó đối với công việc và tương lai của mình. Việc nhận diện những dấu hiệu sớm của thách thức trong quản lý người lao động rất quan trọng, bởi chúng thường dễ nhìn thấy khi sự việc đã qua hơn là ngay lúc đang diễn ra.

Cùng một quyết định, mỗi người có thể hiểu theo một cách khác

Với ban quản lý, thay đổi tuyến báo cáo có thể chỉ là một điều chỉnh trong cơ cấu. Với người lao động, thay đổi đó có thể được hiểu là vai trò của mình đang bị thu hẹp hoặc con đường phát triển đang đi theo hướng khác.

Sự khác biệt về cách hiểu không nhất thiết dẫn đến xung đột. Tuy nhiên, nó cho thấy vì sao cùng một quyết định có thể tạo ra những trải nghiệm rất khác nhau. Thách thức của doanh nghiệp là thu hẹp khoảng cách giữa chủ đích của lãnh đạo và điều người lao động suy luận từ thông tin họ nhận được.

Phần lớn thách thức về employee relations bắt đầu từ chính khoảng cách giữa chủ đích và cách diễn giải đó.

Cách doanh nghiệp thực hiện cũng quan trọng như kết quả cuối cùng

Hãy hình dung hai doanh nghiệp cùng đưa ra một quyết định nhân sự. Cả hai đều tuân thủ chính sách, thông báo thay đổi và đi đến cùng một kết quả.

Dù vậy, trải nghiệm của người lao động có thể hoàn toàn khác nhau. Ở một nơi, quản lý chủ động trả lời câu hỏi và giải thích bước tiếp theo. Ở nơi khác, những cuộc trao đổi khó bị trì hoãn, khiến đội ngũ phải tự suy đoán trong nhiều tuần.

Với người lao động, thay đổi không chỉ tồn tại trên văn bản chính sách. Nó được cảm nhận qua từng cuộc trao đổi, cách quản lý phản hồi và mức độ nhất quán giữa lời nói với hành động.

Điều này càng quan trọng khi chính sách khu vực cần được diễn giải trong bối cảnh địa phương. Tại Việt Nam, ngay cả chính sách đã được thiết lập vẫn có thể phát sinh những câu hỏi thực tế về cách quản lý workforce tại địa phương trước khi có thể áp dụng nhất quán.

Người lao động sẽ nhớ điều gì?

Doanh nghiệp lưu lại hồ sơ và quy trình. Người lao động lại ghi nhớ trải nghiệm. Họ nhớ ai đã giải thích thay đổi, câu hỏi của mình có được trả lời hay không, timeline có rõ ràng không và các quyết định có nhất quán hay không.

Sau vài tháng, người lao động có thể không còn nhớ chính xác từng bước đã được thực hiện. Tuy nhiên, cảm giác về cách mình được đối xử trong suốt quá trình thường vẫn còn.

Đó là lý do hai doanh nghiệp áp dụng cùng một chính sách vẫn có thể tạo ra mức độ gắn kết và ổn định workforce rất khác nhau.

Khi người lao động hiểu chuyện gì đang diễn ra và vì sao, quản lý cũng không phải liên tục quay lại giải thích cùng một vấn đề.

Kết quả không chỉ là employee experience tốt hơn. Doanh nghiệp còn giảm được khối lượng quản lý thường bị bỏ qua cho đến khi lãnh đạo nhìn lại cách thời gian của mình đang được sử dụng.

Khoảng trống thông tin dễ trở thành tin đồn và suy đoán

Người lao động hiếm khi chờ đến khi có đầy đủ thông tin mới hình thành nhận định. Khi thông tin chính thức còn thiếu, khoảng trống đó thường được lấp bằng kinh nghiệm cá nhân, suy đoán hoặc lời truyền miệng.

• Một thông báo chậm có thể trở thành tin đồn;
• Một điều chỉnh tạm thời có thể bị hiểu thành thay đổi dài hạn;
• Một quyết định kinh doanh có thể bị xem là đánh giá nhắm vào một cá nhân.

Doanh nghiệp thường tập trung vào việc thông báo quyết định. Nhưng với người lao động, quá trình diễn giải ý nghĩa của quyết định mới là điều chi phối phản ứng của họ. Vì vậy, các giai đoạn chuyển đổi workforce thường cần nhiều bối cảnh và giải thích hơn lãnh đạo dự kiến ban đầu.

Thách thức tương tự cũng thường xuất hiện khi chuyên gia quốc tế chuyển đến một môi trường làm việc chưa quen thuộc và phải tìm hiểu cách quyết định, giao tiếp và kỳ vọng thực sự vận hành tại địa phương.

Sự rõ ràng có giá trị hơn những lời trấn an

Người lao động không kỳ vọng mọi quyết định đều có lợi cho mình. Điều họ thường mong đợi là quyết định phải rõ ràng, có lý do hợp lý và đi kèm bước tiếp theo cụ thể.

Trong giai đoạn thay đổi, doanh nghiệp sẽ có nhiều dư địa xử lý hơn nếu người lao động hiểu điều gì đang xảy ra, vì sao thay đổi là cần thiết và họ cần chuẩn bị cho bước tiếp theo như thế nào.

Mục tiêu không phải xóa bỏ hoàn toàn sự bất định, bởi điều đó không phải lúc nào cũng khả thi. Mục tiêu là không để sự bất định phát triển thành nhầm lẫn, tin đồn hoặc mất niềm tin.

Với doanh nghiệp đang mở rộng, tái cơ cấu hoặc điều chỉnh workforce model, khác biệt này có thể ảnh hưởng đến sự ổn định của đội ngũ không kém gì kế hoạch tuyển dụng hay thiết kế tổ chức.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cuối cùng cũng phải đánh giá lại liệu cơ cấu workforce hiện tại còn phù hợp với yêu cầu kinh doanh đang thay đổi hay không, đặc biệt khi những giai đoạn chuyển đổi của người lao động diễn ra thường xuyên hơn.

Kết luận

Tuyển dụng đưa một người vào doanh nghiệp. Cách doanh nghiệp quản lý mối quan hệ sau đó mới quyết định họ gắn bó bao lâu, phản ứng ra sao trước thay đổi và còn đặt bao nhiêu niềm tin vào tổ chức khi những quyết định khó khăn xuất hiện.

Doanh nghiệp và người lao động hiếm khi nhìn một thay đổi từ cùng một góc độ. Lãnh đạo tập trung vào nhu cầu kinh doanh, còn người lao động quan tâm thay đổi đó ảnh hưởng thế nào đến vai trò, thu nhập, cơ hội và sự ổn định của mình.

Cách doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách giữa hai góc nhìn sẽ quyết định liệu vấn đề được giải quyết qua một cuộc trao đổi rõ ràng hay kéo dài thành thách thức quản lý phức tạp.

Những tình huống này cuối cùng cũng đặt ra câu hỏi thực tế về trách nhiệm, hỗ trợ và quyền ra quyết định khi nhiều bên cùng tham gia giúp người lao động vượt qua thay đổi.

Để tìm hiểu thêm, tham khảo bài viết Khi có vấn đề xảy ra, ai là người chịu trách nhiệm?

Mối quan hệ lao động thường được định hình rõ nhất trong những giai đoạn thay đổi

Thay đổi vai trò, chuyển đổi tổ chức, trao đổi về hiệu suất và tái cơ cấu workforce thường đòi hỏi nhiều hơn việc tuân thủ quy trình. Doanh nghiệp cần sự rõ ràng, nhất quán và cách xử lý thận trọng đối với kỳ vọng của người lao động.

Trao đổi với Manpower Việt Nam về những tình huống employee relations mà đội ngũ của bạn đang xử lý tại Việt Nam.

Trao đổi về tình hình workforce của doanh nghiệp

Câu hỏi thường gặp