Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần giới hạn quyền truy cập cho HR hoặc kế toán là đã đủ để bảo mật thông tin lương và thu nhập của nhân viên. Thực tế, các lỗ hổng trong phân quyền, hệ thống quản lý và quy trình xử lý dữ liệu vẫn có thể khiến thông tin lương bị rò rỉ. Hậu quả không chỉ dừng lại ở việc suy giảm niềm tin của nhân viên và phát sinh xung đột nội bộ, mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và làm gia tăng các rủi ro pháp lý. 

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện các lỗ hổng phổ biến trong quản lý dữ liệu lương, đồng thời đưa ra các giải pháp bảo mật thông tin tiền lương nhằm giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu. 

Bảo mật về thông tin lương là gì?

Bảo mật thông tin lương là việc doanh nghiệp áp dụng các biện pháp về quy trình, con người và công nghệ để ngăn chặn việc truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ trái phép các thông tin liên quan đến lương và thu nhập của nhân viên.  

Vì sao việc bảo mật thông tin lương luôn là thách thức đối với doanh nghiệp?

Thông tin lương thường bị rò rỉ không phải do tấn công mạng hay lỗi hệ thống mà xuất phát từ các lỗ hổng trong quản lý nội bộ. Trong quá trình xử lý lương, các yếu tố liên quan đến con người, công nghệ và quy trình vận hành đều có thể trở thành nguyên nhân dẫn đến việc truy cập hoặc chia sẻ dữ liệu ngoài phạm vi cho phép. Riêng trong quý III/2025, hơn 502 triệu bản ghi dữ liệu đã bị rò rỉ, cho thấy việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm vẫn là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. 

Phân quyền quá rộng  

Việc kiểm soát quyền truy cập dữ liệu lương ngày càng trở nên quan trọng khi yếu tố con người vẫn là mắt xích dễ phát sinh rủi ro nhất. Theo Viettel Cyber Security (VCS), 74% các vụ lộ lọt dữ liệu có liên quan đến yếu tố con người.  

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, dữ liệu lương có thể được xử lý bởi bộ phận nhân sự, tài chính - kế toán hoặc nhóm phụ trách tính lương chuyên trách. Khi nhiều cá nhân cùng tham gia vào quy trình này, nguy cơ sao chép, chuyển tiếp hoặc sử dụng thông tin ngoài phạm vi cho phép cũng tăng theo. Từ đó, việc kiểm soát vòng đời của dữ liệu lương, từ truy cập, sử dụng đến chia sẻ trở nên phức tạp hơn đáng kể. 

Nhân sự chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về bảo mật dữ liệu lương 

Trên thực tế, không phải tất cả nhân viên có tiếp cận dữ liệu lương đều được đào tạo đầy đủ về tính nhạy cảm của loại dữ liệu này cũng như các rủi ro liên quan đến việc chia sẻ hoặc lưu trữ thông tin không đúng cách.  

Việc thiếu nhận thức về bảo mật dữ liệu lương có thể dẫn đến các sai sót như gửi nhầm email, chia sẻ tài liệu cho sai người nhận, sử dụng các kênh lưu trữ không được kiểm soát hoặc vô tình tiết lộ thông tin ngoài phạm vi công việc. Những rủi ro này tuy không xuất phát từ mục đích xấu nhưng vẫn có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến tính bảo mật của dữ liệu lương và thu nhập của nhân viên. 

Phần mềm kém bảo mật 

Nhiều doanh nghiệp vẫn xử lý lương bằng Excel hoặc các hệ thống chưa được thiết kế dành riêng cho dữ liệu nhạy cảm. Các công cụ này thường thiếu những tính năng bảo mật quan trọng như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố (MFA), phân quyền người dùng và ghi nhận lịch sử truy cập. 

Khi hệ thống không đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cần thiết hoặc không được cập nhật thường xuyên, nguy cơ truy cập trái phép và rò rỉ dữ liệu lương sẽ gia tăng đáng kể.

Quá trình xử lý dữ liệu lương chưa được chuẩn hoá  

Ngay cả khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm phù hợp, thông tin lương vẫn có thể bị rò rỉ khi doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình bảo mật tiền lương rõ ràng. Quá trình xử lý lương thường đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban và cá nhân khác nhau. Nếu thiếu các quy định thống nhất về cách thức chia sẻ, phê duyệt, lưu trữ và sử dụng dữ liệu lương, thông tin có thể được luân chuyển qua nhiều kênh trao đổi khác nhau mà không có cơ chế kiểm soát phù hợp. Điều này làm gia tăng nguy cơ dữ liệu lương bị tiếp cận hoặc sử dụng ngoài phạm vi được phép. 

Tại sao cần bảo vệ thông tin về tiền lương?

Thông tin tiền lương không chỉ là dữ liệu nội bộ mà còn liên quan trực tiếp đến dữ liệu cá nhân và mức độ hài lòng trong công việc của người lao động. Khi thông tin này bị tiết lộ, doanh nghiệp có thể đối mặt với cả rủi ro tuân thủ và rủi ro nhân sự. 

Đáp ứng yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân 

Theo Điều 13 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, thông tin về tiền lương và thu nhập của người lao động gồm: 

a. Thông tin về tiền lương, thưởng, thu nhập bình quân của người lao động; 
b. Thông tin về các chế độ phúc lợi, đãi ngộ. 

Ngoài ra, dữ liệu lương thường đi kèm các dữ liệu cá nhân như số tài khoản ngân hàng, mã số thuế cá nhân. Vì vâỵ, việc để lộ thông tin lương có thể làm phát sinh rủi ro tuân thủ liên quan đến các quy định về bảo mật thông tin cá nhân. Theo điều 25 luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý.  

Duy trì sự tin tưởng và ổn định nội bộ 

Tiết lộ thông tin lương có thể dẫn đến so sánh thu nhập giữa các nhân viên, làm gia tăng mâu thuẫn nội bộ và làm suy giảm niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp.  

Giải pháp bảo mật thông tin lương của nhân viên

Bảo mật thông tin lương của nhân viên đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện, bởi rủi ro có thể phát sinh từ con người, công nghệ và quy trình vận hành. Để giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu lương, doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp kiểm soát phù hợp trên cả ba khía cạnh này. 

Phân quyền truy cập dữ liệu chặt chẽ 

Một trong những giải pháp bảo mật thông tin về tiền lương quan trọng nhất là giới hạn quyền truy cập theo vai trò và trách nhiệm công việc. Doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc “need-to-know”, nghĩa là chỉ cấp quyền cho truy cập cho những cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình tính lương, phê duyệt hoặc quản lý dữ liệu. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên định kỳ rà soát và cập nhật quyền truy cập khi có thay đổi về nhân sự hoặc cơ cấu tổ chức.  

Đào tạo nhân viên về vấn đề bảo mật tiền lương 

Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo định kỳ cho HR, kế toán và các cá nhân có tiếp cận dữ liệu lương nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm bảo mật thông tin. Nội dung đào tạo nên bao gồm: 

• Nhận diện email lừa đảo (phishing) và nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu 
• Các rủi ro phát sinh khi chia sẻ tài liệu cho sai người nhận hoặc sai phạm vi công việc 
• Cách lưu trữ và xử lý dữ liệu lương an toàn 
• Các quy định nội bộ liên quan đến bảo mật thông tin cá nhân và thông tin lương của nhân viên. 

Sử dụng phần mềm tính lương bảo mật 

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tính lương hoặc hệ thống HRIS chuyên biệt thay vì quản lý dữ liệu lương bằng Excel hoặc các công cụ thủ công. Phần mềm chuyên biệt không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn tăng cường khả năng kiểm soát và bảo vệ dữ liệu trong suốt quá trình xử lý.  

Một phần mềm tính lương bảo mật nên đáp ứng các tiêu chí sau: 

• Phân quyền truy cập theo vai trò để giới hạn phạm vi tiếp cận dữ liệu lương 
• Ghi nhận lịch sử truy cập và chỉnh sửa dữ liệu nhằm hỗ trợ truy vết khi phát sinh sự cố  
• Mã hoá dữ liệu trong quá trình lưu trữ và truyền tải 
• Tự động sao lưu và hỗ trợ khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố  
• Đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001 hoặc GDPR 

Xây dựng quy trình bảo mật thông tin tiền lương rõ ràng 

Con người và công nghệ chỉ là một phần của bài toán bảo mật. Để các biện pháp kiểm soát phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản trị dữ liệu lương nhất quán, bao quát toàn bộ hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và chia sẻ thông tin. 

a. Đối với dữ liệu điện tử 

• Thiết lập quy trình kiểm tra và phê duyệt trước khi dữ liệu lương được chia sẻ hoặc sử dụng cho mục đích báo cáo. 
• Áp dụng chính sách đặt mật khẩu mạnh với độ dài tối thiểu 8 ký tự, khó đoán và kết hợp chữ cái, số cùng ký tự đặc biệt. 
• Triển khai xác thực đa yếu tố (MFA) đối với các tài khoản có quyền truy cập dữ liệu lương. Doanh nghiệp có thể sử dụng các ứng dụng xác thực như Microsoft Authenticator, hoặc Google Authenticator để bổ sung thêm một lớp bảo mật ngoài mật khẩu, giúp giảm nguy cơ truy cập trái phép. 
• Chỉ sử dụng các kênh trao đổi được doanh nghiệp phê duyệt khi truyền tải dữ liệu lương. 
• Quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình xử lý, lưu trữ và sử dụng dữ liệu lương. 
• Thường xuyên rà soát các hoạt động liên quan đến dữ liệu lương để phát hiện các sai sót hoặc rủi ro trong quá trình vận hành. 

b. Đối với dữ liệu vật lý 

• Lưu trữ dữ liệu lương và hồ sơ nhân sự trong tủ khoá hoặc phòng lưu trữ có kiểm soát 
• Quy định rõ trách nhiệm quản lý, lưu trữ và bàn giao hồ sơ giữa các bộ phận liên quan 
• Tiêu huỷ tài liệu chứa thông tin thu thập bằng máy huỷ tài liệu khi không còn nhu cầu sử dụng 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần quy định rõ trách nhiệm của các bên tham gia vào quá trình quản lý lương và áp dụng chế tài phù hợp đối với các hành vi tiết lộ hoặc sử dụng thông tin lương trái phép. 

Tích hợp bảo mật thông tin lương vào Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) 

Việc tích hợp bảo mật thông tin lương vào Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với các sự cố như tấn công mạng, mất dữ liệu hoặc gián đoạn hệ thống, đồng thời đảm bảo hoạt động tính lương không bị ảnh hưởng. 

Thuê ngoài dịch vụ tính lương 

Đối với nhiều doanh nghiệp, thuê ngoài dịch vụ tính lương là giải pháp giúp tăng cường bảo mật thông tin lương của nhân viên một cách toàn diện. Việc chuyển giao nghiệp vụ cho đội ngũ chuyên trách giúp thu hẹp phạm vi truy cập dữ liệu lương trong nội bộ, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào các quy trình xử lý thủ công. 

Bên cạnh đó, các nhà cung cấp dịch vụ tính lương uy tín như Manpower Việt Nam thường vận hành trên hệ thống HRIS chuyên biệt với các cơ chế phân quyền, mã hóa dữ liệu và tiêu chuẩn bảo mật quốc tế ISO 27001 và GDPR. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro phát sinh từ con người, công nghệ và quy trình trong suốt quá trình quản lý lương. 

Vì sao dịch vụ tính lương thuê ngoài giúp bảo mật thông tin lương?

Để bảo mật thông tin lương hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư đáng kể vào con người, công nghệ và quy trình quản lý dữ liệu. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ tính lương thuê ngoài như một giải pháp giúp tăng cường bảo mật đồng thời tối ưu nguồn lực cho các mục tiêu kinh doanh cốt lõi. 

Dịch vụ tính lương thuê ngoài hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường bảo mật dữ liệu lương trên ba khía cạnh chính:

1. Kiểm soát quyền truy cập dữ liệu hiệu quả hơn 

Khi tự thực hiện tính lương, dữ liệu thường phải luân chuyển qua nhiều cá nhân và phòng ban trong quá trình xử lý, phê duyệt và báo cáo. Trong khi đó, dịch vụ tính lương thuê ngoài giúp tập trung hoạt động payroll vào đội ngũ chuyên trách, từ đó kiểm soát chặt chẽ hơn quyền tiếp cận dữ liệu lương và giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin từ nội bộ. 

2. Đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế 

Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương uy tín thường áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, GDPR cùng các cơ chế mã hóa dữ liệu nhằm tăng cường bảo vệ thông tin lương và dữ liệu cá nhân của người lao động. 

3. Quản lý dữ liệu trên hệ thống chuyên biệt 

Dịch vụ tính lương thuê ngoài thường được vận hành trên các hệ thống quản lý lương chuyên biệt, nơi dữ liệu được quản lý tập trung thay vì phân tán qua nhiều tệp Excel hoặc quy trình thủ công. Điều này giúp tăng khả năng kiểm soát dữ liệu, đồng thời giảm nguy cơ thất lạc hoặc rò rỉ thông tin trong quá trình xử lý lương. 

Với hệ thống HRIS chuyên biệt, cơ chế mã hóa đầu cuối và các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, Manpower Việt Nam giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bảo mật trong suốt quá trình quản lý lương và thu nhập của nhân viên. 

 

Tìm hiểu thêm về dịch vụ tính lương của Manpower Việt Nam